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O governo federal informou, durante a 21ª Reunião do Grupo de Trabalho (GT) Confederativo do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), realizada no dia 30 de outubro de 2017, que acatou parcialmente a proposta de rever o cronograma de implantação do eSocial. O Comitê Gestor do Programa publicará, nos próximos dias, norma regulamentadora do novo modelo e cronograma de implantação. As informações abaixo foram apresentadas em reunião, portanto, não são finais e serão confirmadas após publicação de ato oficial.

O calendário de implantação do eSocial mostra que, no início de 2018, as 14 mil maiores empresas do País, que faturam R$ 78 milhões por ano ou mais, estarão obrigadas a utilizar o novo sistema. Já a partir de julho, todas as demais companhias serão impactadas, ou seja, 20 milhões de empresas, incluindo os microempreendedores individuais.

Na reunião, o representante do Ministério do Trabalho informou que o início das obrigações está mantido para janeiro de 2018, para empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões (Grupo 1), e, em junho de 2018, para as demais (Grupo 2).

O ambiente de testes da plataforma do eSocial continua disponível para todas as empresas até 31 de dezembro de 2017 e, em função da capacidade restrita do ambiente, sua utilização deverá ser efetuada de forma controlada, atendendo às orientações e aos limites descritos no Manual do Desenvolvedor. Recomenda-se que as empresas se empenhem para realizar os testes previstos e encaminhem dúvidas, dificuldades e eventuais sugestões ao Canal de Comunicação do eSocial.

O governo reitera que as informações encaminhadas ao ambiente de testes do eSocial não terão qualquer valor legal, sendo destinadas exclusivamente ao aprendizado e à ambientação das empresas à nova plataforma. Em função do treinamento, serão aceitas, inclusive, informações a título de simulação, sem qualquer necessidade de correspondência com a realidade.

A sinalização do governo em reprogramar o cronograma de implantação representa prudência e sensibilidade. Contudo, não permite que o setor empresarial desista das urgentes medidas de preparação das rotinas e sistemas internos para se adequar às exigências do eSocial.

Registra-se que, embora tenha sido criado para simplificar e modernizar o processo de prestação e controle da informação contábil fiscal no País, o eSocial concentrará significativa quantidade de dados cruzados e complexas regras de validações que podem dificultar o envio dos arquivos. Por esse motivo, é essencial que, além do teste da plataforma disponível, as empresas se antecipem para sanear os dados existentes, para mitigar as complicações no momento da implantação do sistema.

Profissionais contábeis são parceiros das empresas para vencer a corrida contra o tempo e cumprir as normas

O eSocial entrará em vigor em janeiro de 2018, inicialmente com companhias que faturam acima de R$ 78 milhões ao ano, excetuando eventos relativos à saúde e à segurança do trabalho. Já as empresas com receita bruta anual inferior a este valor passarão a informar em julho. De acordo com pesquisa realizada pela Fenacon, se o novo sistema entrasse em vigor imediatamente, apenas 4,4% das empresas estariam aptas a operá-lo.

"De fato, as mais de 100 alterações da legislação promovidas pela reforma trabalhista e a modificação com a finalidade de simplificação de, pelo menos, 15 obrigações acessórias estão exigindo fôlego de atleta das empresas", comenta o vice-presidente de Registro do Conselho Regional de Contabilidade do Rio Grande do Sul, Ricardo Kerkhoff. Nessa hora, a parceria de um profissional da contabilidade pode fazer toda a diferença na corrida contra o tempo para adaptação ao novo sistema, que unifica o envio de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas em uma única guia.

Uma das principais dúvidas das empresas é relativa à necessidade de investimento inicial para implementação do sistema, embora com o passar do tempo este processo deva gerar economia. Outro ponto que gera insegurança é sobre o que muda na rotina de trabalho com entrada do eSocial, que poderá ser motivo de multas e intimações.

Segundo Kerkhoff, uma das principais providências é iniciar logo a implantação do eSocial, ingressar no ambiente de testes disponibilizado pelo sistema e buscar as adequações de rotinas da empresa. Para fazer essa transição de modo seguro, é importante o suporte adequado. "Os profissionais da contabilidade são os parceiros aptos a orientar os empreendedores nessa transição", assegura Ricardo Kerkhoff.

O novo eSocial será realidade obrigatória a partir de 2018. Empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões precisam estar em conformidade já a partir do mês de janeiro. Em junho, as demais corporações devem aderir ao instrumento de unificação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.

A Receita Federal aponta que 14 mil empresas devem iniciar operações com o eSocial a partir de janeiro de 2018. Porém, uma pesquisa realizada pela consultoria EY - feita com 386 companhias com faturamento superior a R$ 78 milhões, ou seja, que estão na "primeira turma" sujeita à obrigação no começo do ano - aponta que 48% não têm nenhuma avaliação sobre quais as mudanças que terão de ser feitas para adotar o novo sistema. Vale lembrar que a empresa que não se adequar não conseguirá fazer suas declarações, perderá a certidão negativa de débitos e estará sujeita a multas.

De acordo com a equipe da Direto Contabilidade, Gestão e Consultoria, 10% dos cadastros de colaboradores das empresas costumam ter algum tipo de inconsistência. Por isso, recomenda que os processos para adequação sejam feitos o quanto antes, bem como os testes e familiarização com o próprio sistema - já liberado pelo governo para tal.

Sistema ainda é motivo de dúvidas

O prazo para as empresas implementarem o eSocial está chegando ao fim e tem as últimas datas para adequação em janeiro e julho de 2018. Criado pela Receita Federal, juntamente com o Ministério do Trabalho, o Ministério da Previdência Social e a Caixa Econômica Federal, o sistema vai eliminar inúmeros documentos de responsabilidade das companhias, unificando tudo em uma plataforma digital.

Inicialmente, a adequação ao novo programa vai exigir uma mudança nos processos internos das empresas, principalmente nos setores de Recursos Humanos, Contabilidade e Fiscal, que agora deverão atuar de maneira integrada. Porém, em médio e longo prazo, a unificação das informações que o eSocial vai promover trará ganhos significativos para empregadores e empregados, com mais facilidade e menos burocracia.

No entanto, até o momento, apenas 4,4% das companhias do País implementaram o eSocial e 42% ainda nem iniciaram o processo, de acordo com dados da Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (Fenacon).

A área de SST (Segurança e Saúde do Trabalho) também está inclusa nessas mudanças, mas o eSocial não vai criar, alterar ou suprimir qualquer obrigação previdenciária, trabalhista e tributária já existente hoje. "O eSocial não vai transformar nenhuma documentação, ele vai mudar somente a forma de inserção dessas informações, simplificando e racionalizando o processo das obrigações que já existem", explica o diretor da Vendrame Consultores, empresa referência nacional em consultoria e capacitação nas áreas de Saúde e Segurança do Trabalho, Antonio Carlos Vendrame.

O eSocial não prevê multas por erro ou atraso no preenchimento de seus dados, porém as penalidades serão aplicadas com base nas legislações dos entes governamentais. Assim, tal inovação poderá trazer sérios prejuízos para as empresas descumpridoras de prazos e obrigações, deixando-as vulneráveis à fiscalização. Por isso, as companhias terão que alterar seus processos internos na entrega de documentos e informações.

A implantação do eSocial seguirá um cronograma em fases

Com o advento do eSocial, a maior parte das informações fornecidas virão do departamento de Recursos Humanos das empresas, entretanto, a integração de informações entre os diferentes departamentos da empresa será fundamental, dados dos departamentos de medicina do trabalho, compras, produção, vendas e fiscal serão utilizados e unificados. O eSocial será dividido para facilitar o envio das informações, na medida em que um evento acontece, por exemplo: demissão, contratação, afastamento de um colaborador etc. Essa obrigação também vai permitir que os empregados verifiquem se as empresas estão, de fato, cumprindo com suas responsabilidades. Também oferecerá um melhor acesso à produção de provas, no caso de litígios trabalhistas.

Qual o cronograma do sistema?

De acordo com o novo cronograma, para empresas que possuam faturamento acima de R$ 78 milhões, o eSocial será obrigatório a partir de janeiro de 2018. Já para as demais empresas, o prazo é a partir de junho de 2018. A nova resolução garante o tratamento diferenciado em relação às menores empresas e o prazo mais flexível para envio dos eventos associados à Saúde e à Segurança do Trabalhador (SST). Sendo que esses últimos apenas serão devidos seis meses depois do início do novo prazo de obrigatoriedade.

O que a minha empresa precisa para se adequar?

É importante, desde já, atentar a alguns aspectos importantes para ser capaz de se adequar com facilidade quando o eSocial se tornar obrigatório na sua empresa:

Livro de Registro de Empregados - É preciso, por exemplo, prestar atenção aos detalhes dos processos que fornecem as informações dos empregados. Ou seja, se o livro de registro dos empregados não estiver atualizado com todos os dados necessários, será necessário atualizá-lo.

Padronização de códigos - O eSocial irá exigir a parametrização dos códigos de acordo com o layout da obrigação acessória. Em relação ao CBO (Código de Brasileiro de Ocupação), por exemplo, os empregadores deverão verificar se o código empregado pela empresa corresponde àquele atualizado pelo IBGE.

Disposição das informações - Vale também dizer que é preciso atenção no que diz respeito a como as informações sobre Folha de Pagamento, Medicina do Trabalho, Jurídicas e Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) são tratadas. Se a empresa faz uso de planilhas eletrônicas ou softwares para armazenar esses registros, é preciso ter certeza do tamanho, tipo de campo (se é numérico ou alfanumérico). Isso por conta de que os arquivos são gerados de forma estruturada e deverão obedecer ao formato XML, assim como determina o governo. Sobre os antigos formulários e declarações, estes serão extintos.

Coleta e compartilhamento de informações internas - Os gestores precisam organizar como os setores farão a coleta e a transmissão dos dados, e quem será o responsável por cada departamento a liderar esses esforços. Vale ressaltar que as informações sobre os empregados serão carregadas e enviadas, praticamente, de imediato após os eventos, tais como a data de admissão, aumento de salário ou uma solicitação de licença. Já a folha de pagamento e as informações de seguro social serão transmitidas em periodicidade mensal.