Utilidades

Você está gerindo seu tempo como gostaria? Se você está dando seus primeiros passos no mundo do empreendedorismo ou vem correndo atrás do seu próprio negócio ao longo das últimas décadas, aumentar a sua produtividade pode significar alcançar todos os seus objetivos - e muito mais.

Aqui listamos algumas estratégias e ferramentas citadas pela Estrategista Digital e Consultora de Comunicação, Thaise Saeter sobre como é possível elevar os níveis de produtividade e conquistar melhores resultados profissionais.

1. Rastreamento

Identifique quanto de seu tempo é gasto em e-mails ou no telefone versus fazer o seu trabalho mais importante. Se você não tem uma visão clara de como os seus dias são passados, fica bem mais difícil fazer melhorias.

Existem duas grandes ferramentas super interessantes para isso, são Time Doctor (que tem um plano de 30 dias) e RescueTime (que tem uma versão gratuíta). Ambos rastreiam tudo que você faz em seu computador e divide em diferentes categorias.

Se preferir, é possível manter uma lista em papel ou em uma planilha. Embora isso exija mais esforço, pode ser eficiente na hora de tomar decisões mais conscientes sobre como você gasta seu tempo.

Vá além: A cada semana, verifique em que o seu tempo foi gasto. Existe algum buraco de produtividade em especial? Talvez você está gastando mais tempo do que imagina em e-mail ou nas "verificações” rápidas no Facebook".

2. Planejamento

No início da jornada de trabalho planeje o que você vai fazer. Sem isso é muito fácil cair na armadilha de dar mais atenção às tarefas de baixa prioridade ou perder tempo demais com interrupções e solicitações repentinas.

Seu plano precisa ser mais detalhado, planeje seus dias em intervalos de 20/ 30 minutos, detalhando as tarefas em passos claros. Você pode experimentar com diferentes intervalos de tempo, de acordo com a sua rotina e necessidade.

Vá além: Estabeleça objetivos de trabalho durante as suas horas mais produtivas e o tempo livre. Ter isso bem definido vai ajudar você a manter o foco.

3. Priorizar

Você alguma vez chegou ao final de um dia e percebeu que apesar de estar trabalhando por longas horas, parece não ter conseguido avançar muito?

Se é difícil para você se policiar e se manter organizado, é fácil acabar esquecendo passos críticos ou correndo atrás de algumas tarefas no último minuto. Para ajudar existe uma ferramenta ótima para isso, é Asana.

Estabeleça de 1-3 prioridades-chave para a semana. Defina o que vai ter um impacto real sobre os seus resultados e quais tarefas são realmente importantes para o negócio em determinado momento.

4. Delegar

Muitos empresários resistem na hora de delegar atividades aos seus colaboradores por medo de perderem ainda mais tempo e porque tem a impressão de ter um custo mais baixo. No entanto, não é. Algumas tarefas repetitivas consomem o tempo demasiadamente e o custo do tempo dedicado pode ser mais caro. Criação de boletins informativos, pesquisa de novos conteúdos de blog, curadoria de conteúdo para compartilhar em redes sociais consomem um bom tempo e podem estar exterminando com minutos que poderiam estar sendo dedicados à tomadas de decisões e ações importantes. Faça um documento com instruções passo-a-passo para poder delegar à alguém capacidado esta atividade.

Em pouco tempo você vai colher os benefícios de ter alguém para lidar com estas tarefas que estão constantemente consumindo o seu tempo.

5. Aproveitando as ferramentas certas

Vale a pena usar algumas ferramentas digitais para facilitar a organização do trabalho. Alguns dos favoritos são:

Hootsuite: gerenciar diferentes contas de redes sociais a partir de um único local

Buffer: agendar atualizações de redes sociais com antecedência

Feedly: obter atualizações do blog, notícias e feeds RSS em um só lugar

Asana: organizar tarefas e conversas dentro de sua equipe

Slack: reunir e-mails, chat, arquivos e muito mais

Basecamp: gerenciamento de projetos on-line para empresas de todos os tamanhos

Dropbox: armazenar arquivos na nuvem e acessá-los facilmente em seus computadores

LastPass: nunca se esforçam para se lembrar (ou recuperar) a senha novamente

6. Eliminar

Os maiores exterminadores de produtividade são interrupções (causadas pelos outros) e distrações (causadas por você). Se você realmente deseja ser bem sucedido como um empreendedor, você precisa buscar eliminar o maior número de distrações e interrupções possíveis. Pode não ser viável  eliminar todas interrupções de uma só vez, mas certamente você pode se livrar de algumas. Por exemplo, desligue as notificações de telefone e só verifique e-mails com uma certa frequência. Quando se trata de distrações no computador, você pode querer usar também um plugin para o navegador, como StayFocused para bloquear sites e evitar o desperdício de tempo.

Dica final: Não sinta que você tem que fazer todas estas melhorias de uma só vez. Muitas vezes, é melhor conquistar aos poucos uma nova forma de trabalhar e se manter firmemente neste objetivo antes de adicionar novos. Se você passar duas semanas em cada uma dessas dicas, tornando-as em verdadeiros hábitos, você pode facilmente alcançar o dobro de produtividade dentro de pouco tempo. Vale a tentativa! ;)